Asiantaeth y Swyddfa Brisio - Cynllun Iaith Gymraeg 2006 - Delio â’r cyhoedd sy’n siarad Cymraeg

Gohebiaeth

Ein dull arferol fydd fel a ganlyn:

Pan fydd rhywun yn ysgrifennu atom yn y Gymraeg byddwn yn ateb yn y Gymraeg (os bydd angen ateb). Bydd ein hamser targed ar gyfer ateb yn union fel yr un ar gyfer ateb llythyrau yn y Saesneg.

Pan fyddwn yn cychwyn gohebu gydag unigolyn, grŵp neu sefydliad, byddwn yn gwneud hynny’n ddwyieithog oni bai ein bod yn gwybod bod yn well ganddynt ohebu yn y Gymraeg neu yn y Saesneg yn unig.

Pan fyddwn yn anfon llythyrau safonol neu gylch i sawl derbynnydd yng Nghymru, byddant yn ddwyieithog, oni bai ein bod yn gwybod bod yn well gan yr holl dderbynyddion eu derbyn yn y Gymraeg neu yn y Saesneg yn unig.

Os oes yn rhaid cyhoeddi fersiynau Cymraeg neu Saesneg unrhyw ohebiaeth ar wahân, ein dull arferol fydd sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un amser.

Bydd amgaeadau anfonir gyda llythyrau dwyieithog yn ddwyieithog, pan fyddant ar gael.

Bydd amgaeadau anfonir gyda llythyrau Cymraeg yn y Gymraeg neu’n ddwyieithog, pan fyddant ar gael.

Bydd yr uchod yn gymwys ar gyfer gohebiaeth e-bost ynghyd â gohebiaeth ar bapur.

Bydd pob gohebiaeth Gymraeg clawr caled a ddosbarthwn wedi’i llofnodi.

Byddwn yn datblygu system i gofnodi dewis iaith y rheiny sy’n dymuno gohebu gyda ni yn y Gymraeg.

Byddwn yn defnyddio system sgorio, i’w chytuno gyda’r Bwrdd, i ddynodi’n wrthrychol unrhyw lythyrau safonol neu gylch na fydd angen eu cyhoeddi yn y Gymraeg, neu’n ddwyieithog (er enghraifft, pan fydd yr ohebiaeth yn dechnegol neu’n faith iawn).

Cyfathrebu ar y ffôn

Ein dull arferol yw sicrhau y gall y cyhoedd siarad yn y Gymraeg neu’r Saesneg wrth ddelio gyda ni ar y ffôn.

Bydd staff ein switsfwrdd yn ateb gyda chyfarchiad dwyieithog.

Bydd ein prif switsfwrdd yn defnyddio neges dwyieithog ar y peiriant ateb.

Byddwn yn annog gweddill ein staff i ateb y ffôn gyda chyfarchiad dwyieithog a defnyddio negeseuon dwyieithog ar eu ffonau ateb personol.

Os yw’r galwr yn dymuno siarad Cymraeg, bydd ein switsfwrdd yn ceisio cysylltu’r alwad i siaradwr Cymraeg sy’n gymwys i ddelio â’r ymholiad.

Os yw galwr yn gwneud caniad i un o’n llinellau uniongyrchol ac yn dymuno siarad Cymraeg, a’r person sy’n cymryd yr alwad heb allu gwneud hynny, byddant yn ceisio trosglwyddo’r alwad i gydweithiwr sy’n siarad Cymraeg sy’n gymwys i ddelio â’r ymholiad.

Os nad oes siaradwr Cymraeg sy’n gymwys i ddelio â’r ymholiad ar gael, rhoddir i’r galwr ddewis, fel y bydd yn briodol, o gael siaradwr Cymraeg i ddychwelyd yr alwad cyn gynted â phosib, parhau’r alwad yn y Saesneg neu gyflwyno’u hymholiad yn y Gymraeg, drwy lythyr neu e-bost.

Pan fyddwn yn sefydlu linellau-cymorth ffôn, neu gyfleusterau tebyg, i roi gwybodaeth, gwasanaethau neu gymorth i’r cyhoedd, byddwn yn darparu gwasanaeth cyfrwng Cymraeg. Hysbysebir y gwasanaeth hwn ochr yn ochr â’r gwasanaeth cyfrwng Saesneg. Bydd y ddau wasanaeth yn rhannu’r un rhif ffôn.

Cyfarfodydd cyhoeddus

Byddwn yn darparu cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i’r Saesneg yn ein cyfarfodydd cyhoeddus os nad ydym wedi sefydlu y bydd yr holl gyfranogwyr yn debygol o ddefnyddio’r un iaith.

Bydd gwahoddiadau i, a hysbysebion am gyfarfodydd cyhoeddus yn ddwyieithog a naill ai’n nodi y bydd cyfleusterau dwyieithog ar gael neu’n gwahodd y cyhoedd i roi gwybod i ni rhag blaen ym mha iaith y dymunant siarad.

Byddwn yn gadael i’r rheiny sy’n mynychu cyfarfodydd cyhoeddus wybod pryd bydd cyfleusterau cyhoeddus ar gael – ac yn annog cyfraniadau yn y Gymraeg.

Wrth ddewis staff i fynychu cyfarfodydd cyhoeddus, ein dull arferol fydd sicrhau bod siaradwyr Cymraeg priodol gymwys yn eu mynychu, yn ôl yr angen.

Cyfarfodydd eraill gyda’r cyhoedd yng Nghymru

Pan fyddwn yn trefnu neu’n mynychu cyfarfodydd wyneb-yn-wyneb gyda’r cyhoedd, byddwn yn sefydlu’u dewis iaith yn eithaf buan a lle bynnag bydd yn bosibl, yn sicrhau y bydd aelod staff priodol gymwys sy’n siarad Cymraeg ar gael i ddelio â’r rheiny y mae’r Gymraeg yn ddewis iaith iddynt.

Os nad oes person priodol gymwys sy’n siarad Cymraeg ar gael, byddwn yn cynnig y dewis o barhau’r cyfarfod yn y Saesneg, neu ddelio â’r mater drwy ohebu yn y Gymraeg.

Bydd yr uchod hefyd yn gymwys ar gyfer cyfarfodydd lle defnyddir fideo-gynadledda a chyfarpar tebyg.

Ffyrdd eraill o ddelio â’r cyhoedd yng Nghymru

Pan fyddwn yn ymgymryd ag arolygon cyhoeddus, ein dull arferol fydd sicrhau y bydd pob agwedd o gyfathrebu gyda’r cyhoedd yn ddwyieithog.

Gofynnir i dderbynyddion a ydynt yn dymuno ymateb i arolygon yn y Gymraeg neu’r Saesneg.

Bydd unrhyw arddangosfeydd clyweled, teithiau clywedol neu gyfryngau rhyngweithiol a baratown yn ddwyieithog.

Arddangosir negesau yn y lifftiau yn ein swyddfeydd yng Nghymru yn y Gymraeg a’r Saesneg, lle mae’r lifft o fewn ein rheolaeth.