This fact sheet explains why the VOA – the part of HM Revenue & Customs responsible for assessing the rateable values of non-domestic properties for rates – sometimes visits properties. It also tells you what happens during the visit, and what we do with the information gathered.

What is rateable value?

The rateable value represents the annual rent that a non-domestic property could be let for on the open market on a set date. For the current rating lists of all the rateable values of business properties in England and Wales, this date is 1 April 2003. This common approach ensures that every property is treated in the same way and supports a fair system for everyone.

It is important you understand that the rateable value of your property is not the amount of rates you pay. Your local authority calculates your bill by combining the rateable value and the multiplier, or uniform business rate, a figure set by central government. After this is done, any appropriate adjustments can be applied – these might include small business rate relief, or transitional relief − to arrive at your rates bill. If you want to know more about rate relief, contact your local authority.

Why we need to visit properties

When we assess rateable values, a visit to the property is a normal and necessary part of the process that we might use to help us make sure that your rates bill is calculated fairly, using accurate information. An accurate
valuation means you can budget more accurately across the business year and that your cash flow is not disrupted.

We need current information about properties that might affect the amount of rent paid for them, for example the floor area. We may ask for details such as whether you pay rent, or not, and the terms of your lease. This all helps us to make sure your rateable value is correct.

A visit might be prompted when a property is first built or first used for non-domestic purposes, or it could be the result of the local authority informing us that changes have been carried out to a property. These changes might include extensions, alterations or change of use.

What happens during a visit?

On many occasions we will not need to disturb you at all, as we can get the information we need simply by looking at the outside of the property. Sometimes ratepayers have plans of their property and are happy to share a copy with us, either before or during the inspection, which reduces the amount of time we need to spend at the property.

When an internal inspection is necessary, we will usually try to arrange a convenient appointment in advance.  Our normal inspection times are Monday to Friday between 9:00am and 4:00pm.

During routine inspections we will measure the floor area(s) and note the details of the general layout of the building.

Questions we are likely to ask are:

• The name of the owner
• The amount of annual rent you pay (if applicable)
• When this rent first became payable and,
• The date of the next rent review

Having this information to hand when we visit will be helpful and means we’ll take up less of your time. If you don’t have this information then don’t be concerned; all you need to do is let us have the contact details of someone who will have access to the information and we will contact them direct.

When we visit, we often take photographs of the property. Again this is more efficient for us and for you as it means our visit can be concluded much quicker. If you have any questions about our visit please contact your local  Valuation Office. The contact details are listed in your local telephone directory and in the ‘Where to Find Us’ section on our website www.voa.gov.uk.

VOA employees always carry and present identity cards that include a photograph. However, if you have any doubts you should never allow access to your property and we urge you to call your local Valuation Office to check the identity of the representative if you have any concerns.

What happens after our visit?

Following our visit we may review the rating assessment, taking into account any new or different details that have come to light during the inspection. 

If the rateable value needs to change we will write to let you know. We will also notify the local authority, who will prepare a new rates bill, based on the revised rateable value and send it to you. If your rateable value changes you do need to continue to pay your rates according to your existing bill until you receive a revised bill. If you find that this causes financial hardship you can contact your local authority for advice.

We may find, at a later stage, that we need more detailed information than was available when we visited you. If so, we will probably send you what is called a ‘Form of return’ or a ‘Request for information’. Even though we have visited you, it is important that you complete this form and return it to us within the 56-day period specified. If not, you will be liable to penalties.

If you have a query about your rateable value contact your local Valuation Office. You can speak to dedicated staff who are knowledgeable about assessments for rates and are well informed about property issues in your local area.

To find out more about rates go to www.voa.gov.uk and www.businesslink.gov.uk − both official government websites.

Ardrethi busnes - Yn gweithio gyda chi er mwyn sicrhau bod eich gwerth ardrethol yn gywir

Mae’r daflen ffeithiau hon yn egluro pam fod Asiantaeth y Swyddfa Brisio - sef y rhan o Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi sy’n gyfrifol am asesu gwerthoedd ardrethol eiddo annomestig ar gyfer ardrethi - weithiau yn ymweld ag eiddo. Mae hefyd yn egluro’r hyn sy’n digwydd yn ystod yr ymweliad a beth rydym yn ei wneud gyda’r wybodaeth a gesglir.

Beth yw gwerth ardrethol?

Gwerth ardrethol yw’r rhent blynyddol y gellir ei godi am eiddo annomestig ar y farchnad agored ar ddyddiad penodol. Y dyddiad ar gyfer rhestrau presennol gwerthoedd ardrethol eiddo busnes yng Nghymru a Lloegr yw 1 Ebrill 2003. Mae’r ymagwedd gyffredin hon yn sicrhau y caiff pob eiddo ei drin yn yr un ffordd ac mae’n sail i system deg i bawb.

Mae’n bwysig eich bod yn deall nad gwerth ardrethol eich eiddo yw faint yr ydych yn ei dalu ar ffurf ardrethi.  Mae eich awdurdod lleol yn cyfrifo eich bil drwy gyfuno’r gwerth ardrethol a’r lluosydd, neu’r ardreth fusnes unffurf, sef ffigur a osodir gan lywodraeth ganolog. Ar ôl gwneud hyn, gellir rhoi unrhyw addasiadau priodol ar waith - gallai’r rhain gynnwys rhyddhad ardrethi ar gyfer busnesau bach, neu ryddhad trosiannol - er mwyn i’ch bil ardrethi gael ei gyfrifo. Os ydych am gael rhagor o wybodaeth am ryddhad ardrethi, cysylltwch â’ch awdurdod lleol.

Pam fod angen i ni ymweld ag eiddo

Pan fyddwn yn asesu gwerthoedd ardrethol, mae ymweld ag eiddo yn rhan arferol ac angenrheidiol o’r broses y gallwn ei defnyddio er mwyn ein helpu i sicrhau y caiff eich bil ardrethi ei gyfrifo’n deg gan ddefnyddio gwybodaeth gywir. Mae prisiad cywir yn golygu y gallwch gyllidebu yn fwy cywir drwy gydol y flwyddyn fusnes ac nad amherir ar lif eich arian.

Mae angen gwybodaeth gyfredol am eiddo arnom a allai effeithio ar faint o rent a delir amdano, er enghraifft arwynebedd y llawr. Efallai y byddwn yn gofyn am fanylion megis a ydych yn talu rhent ai peidio, a thelerau eich prydles. Mae hyn oll yn ein helpu i sicrhau bod eich gwerth ardrethol yn gywir.

Efallai y byddwn yn cynnal ymweliad pan gaiff eiddo ei adeiladu neu ei ddefnyddio am y tro cyntaf at ddibenion
annomestig, neu efallai y byddwn yn ymweld ar ôl i awdurdod lleol ein hysbysu bod newidiadau wedi’u gwneud i eiddo. Gallai’r newidiadau hyn gynnwys estyniadau, addasiadau neu newid defnydd.

Beth sy’n digwydd yn ystod ymweliad?

Ar sawl achlysur ni fydd angen i ni aflonyddu arnoch o gwbl, gan y gallwn gael y wybodaeth sydd ei hangen arnom drwy edrych ar du allan yr eiddo. Weithiau mae gan dalwyr ardrethi gynlluniau i’w heiddo ac maent yn fodlon rhannu copi gyda ni, naill ai cyn yr archwiliad neu ar ei ôl, sy’n lleihau faint o amser sydd angen i ni ei dreulio yn yr eiddo.

Pan fydd angen cynnal archwiliad mewnol, byddwn fel arfer yn ceisio trefnu apwyntiad sy’n gyfleus ymlaen llaw. Mae ein hamseroedd archwilio arferol rhwng Dydd Llun a Dydd Gwener rhwng 9:00am a 4:00pm.

Yn ystod archwiliadau arferol byddwn yn mesur y lloriau ac yn nodi manylion am gynllun yr adeilad yn gyffredinol. O blith yr holl gwestiynau y byddwn yn eu holi, rydym yn debygol o ofyn am:

• Enw’r perchennog
• Faint o rent yr ydych yn ei dalu yn flynyddol (os yw’n
  briodol)
• Pryd y bu angen talu’r rhent am y tro cyntaf a
• Dyddiad yr adolygiad nesaf o’r rhent

Bydd yn ddefnyddiol os yw’r wybodaeth hon wrth law pan fyddwn yn ymweld ac mae’n golygu na fyddwn yn cymryd cymaint o’ch amser. Os nad yw’r wybodaeth hon gennych peidiwch â phoeni; y cwbl sy’n rhaid i chi ei wneud yw rhoi manylion cyswllt rhywun sydd â’r wybodaeth honno a byddwn yn cysylltu â hwy yn uniongyrchol.

Pan fyddwn yn ymweld, byddwn yn aml yn tynnu lluniau o’r eiddo. Unwaith eto mae hyn yn fwy effeithlon o lawer i ni ac i chi gan ei bod yn golygu bod modd dod â’n hymweliad i ben yn gynt o lawer.

Os bydd unrhyw gwestiynau gennych am ein hymweliad cysylltwch â’ch Swyddfa Brisio leol. Mae’r manylion cyswllt wedi eu rhestru yn eich cyfeirlyfr ffôn lleol ac yn adran ‘Where to Find Us’ ein gwefan www. voa.gov.uk.

Bydd cyflogeion Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn cario ac yn cyflwyno cardiau adnabod cyfredol sy’n cynnwys eu llun. Fodd bynnag, os bydd unrhyw amheuon gennych ni ddylech roi mynediad i’ch eiddo ar unrhyw amod a byddem yn eich annog i ffonio eich Swyddfa Brisio leol er mwyn cadarnhau pwy yw’r cynrychiolydd os bydd unrhyw bryderon gennych.

Beth fydd yn digwydd ar ôl ein hymweliad?

Ar ôl ein hymweliad efallai y byddwn yn adolygu’r asesiad o’r ardrethi, gan ystyried unrhyw fanylion sy’n newydd neu sy’n wahanol a allai fod wedi dod i’r amlwg yn ystod yr archwiliad.

Os bydd angen i’r gwerth ardrethol newid byddwn yn ysgrifennu atoch er mwyn rhoi gwybod i chi. Byddwn hefyd yn rhoi gwybod i’r awdurdod lleol a fydd yn paratoi bil ardrethi newydd, yn seiliedig ar y gwerth ardrethol diwygiedig a’i anfon atoch. Os bydd eich gwerth ardrethol yn newid nid oes angen i chi barhau i dalu eich ardrethi yn unol â’ch eich bil presennol hyd nes y cewch fil diwygiedig. Os byddwch yn darganfod bod hyn yn achosi caledi ariannol gallwch gysylltu â’ch awdurdod lleol am gyngor.

Efallai y byddwn yn canfod yn ddiweddarach, bod angen gwybodaeth fanylach arnom nag a oedd ar gael yn ystod yr ymweliad. Os felly, byddwn yn ôl pob tebyg yn anfon ffurflen atoch a elwir yn ‘Ffurflen dreth’ neu’n ‘Gais am  wybodaeth.’ Er ein bod wedi ymweld â chi, mae’n bwysig eich bod yn cwblhau’r ffurflen hon ac yn ei dychwelyd atom o fewn y cyfnod o 56 diwrnod a nodwyd. Os na fyddwch yn gwneud hynny, byddwch yn agored i ddirwyon.

Os bydd gennych unrhyw gwestiynau am eich gwerth ardrethol cysylltwch â’ch Swyddfa Brisio leol. Gallwch siarad â staff penodedig sy’n gwybod popeth am asesiadau ar gyfer ardrethi ac sy’n hyddysg am faterion yn ymwneud ag eiddo yn eich ardal leol.

Er mwyn cael rhagor o wybodaeth am ardrethi ewch i www. voa.gov.uk a www.mybusinessrates.gov.uk/wales - mae’r ddwy yn wefannau swyddogol y llywodraeth.