A basic guide to the rating of holiday cottages

Download a printable PDF version of this fact sheet

What is a rateable value?

The Valuation Office Agency (VOA) assesses the rateable value of all business and non-domestic property in England and Wales and compiles them in rating lists. The rateable value is a key factor in the calculation of business rates liability, and is a professional assessment of the annual rent a property would fetch on a set valuation date.

Every five years, the VOA carries out a revaluation of all rateable values in England and Wales to ensure that they reflect changes in the property market. The current revaluation came into effect on 1 April 2010 and all properties have their rateable value assessed on the valuation date of 1 April 2008. The next revaluation comes into effect on 1 April 2015 with a valuation date of 1 April 2013.

The local authority uses rateable values to calculate business rates liability.

Is my rateable value the same as the rates I will pay?

No. Rateable values are a key factor in the calculation of business rates but they are not the rates bill. Local authorities are responsible for calculating actual rates bills and for collecting rates and will use the rateable value in working out how much you have to pay. The local authority will apply a factor called the multiplier, set by Communities and Local Government, to the rateable value and then deduct any reliefs that are available.

Why does my holiday cottage/self-catering unit have a rateable value?

Any property that is used for commercial purposes may need to be rated for business rates purposes, depending on the exact nature of its usage.

Holiday cottages in England are assessed for rateable value if they are available for letting for 140 days or more per financial year.

If your property is in Wales different rules apply: please read the basic guide to the rating of holiday cottages and self-catering units in Wales.

If I let the property for less than 140 days in the year, am I still liable for a rating assessment?

If the property was available for letting throughout the year but the operator makes a conscious decision to only accept bookings for a total of 139 days (or less), then the property will not be subject to a rating assessment but will be allocated a council tax band.

Where the operator does not make a decision to limit the total period for which bookings will be accepted, the property will be liable for a rating assessment, regardless of whether actual lettings fail to exceed the 139-day limit in any given year.

If your property is in Wales different rules apply: please read the basic guide to the rating of holiday cottages and self-catering units in Wales.

What factors will be taken into account in arriving at the rateable value?

In arriving at the rateable value, the actual rents that the operators pay, although rare, may be taken into account. In addition, other factors that may affect the rental value are also considered, including the type, size, location, quality of the accommodation and the income potential.

Why do you need to know how much income the property is generating?

When we assess the rateable value of properties such as shops, offices or industrial premises, there is plenty of rental evidence available for us to make comparisons. With self-catering property we will still carry out assessments in this way if possible. In practice, however, there are very few locations where sufficient reliable rental evidence is available to provide a sound basis of valuation and other methods have to be used. Gross receipts have to be taken into consideration in this case as a guide to the potential the property has to generate income. This in turn provides a sound basis to determine how much an operator would pay in rent for the property.

This method, which we refer to as the ‘receipts and expenditure´ method of valuation is also used on properties such as pubs, restaurants and other licensed premises.

How do you gather this information?

We use forms called ‘Requests for information´. One of them - VO6048 - has been designed especially for self-catering units and holiday cottages. The form asks a variety of questions about the way an operator manages the letting of the property in question. The answers to these questions ensure that we take into account differences in tariffs, marketing, levels of service, or quality of furnishings and provision of other non-rateable items when assessing rateable value.

Our aim is to determine:

  • the potential receipts from the property, if let as a business for self-catering by a reasonably competent proprietor;
  • the expenses that are reasonably likely to be incurred in achieving those lettings. For rating purposes we must assume the proprietor does not own the property but rents it from a landlord, since the object is to assess the property´s rental value; and
  • the balance between receipts and expenses. We consider the return the proprietor would expect for running the business and the amount available to pay rent for the property.

From what date will the rateable value be effective?

Generally, a property will be entered in the rating list with effect from the date that it becomes available for use as a self-catering unit. This date is known as the ‘Effective Date´.

What happens if I decide to let the property on a long-term tenancy?

If you let the property on a long-term basis so that it becomes, for example, someone´s sole or main residence, then it will no longer be liable for a rating assessment. If it is already assessed for rating purposes, its entry will be deleted from the rating list and it will be ‘banded´ for council tax from the date when it became a domestic property.

What can I do if I have reason to believe that the rateable value is wrong?

If you have reason to believe that the rateable value that has been allocated to your property is incorrect, you should contact your local Valuation Office. Staff will be able to deal with your enquiry and respond to your questions.

If, after speaking to us, you still feel that your rateable value is incorrect you can make a formal appeal. You can appeal against both the rateable value and the effective date. Making an appeal is known as making a ‘proposal´ to alter the rating list.

You can make a single appeal against the rateable value or effective date during the ‘life´ of the rating list. Each rating list lasts for five years; the current rating list runs from 1 April 2010 to 31 March 2015.

If, at any time, a material change of circumstances affecting the property or its physical locality takes place, you are entitled to make a further appeal against the new assessment.

You can complete a proposal form online at www.voa.gov.uk, or you can obtain one from your local Valuation Office.

The information provided in this fact sheet is for guidance only and does not cover all specific circumstances. Further information is available at www.voa.gov.uk, or you can contact your local Valuation Office.

Any questions regarding actual payment of rates should be referred to the local authority for the area in which the property is situated.

This information was written in September 2011, having regard to current legislation.

Canllawiau sylfaenol i ardrethu bythynnod gwyliau ac unedau hunanarlwyo

Download a printable PDF version of this fact sheet for Wales

Canllawiau sylfaenol ar ardrethu Bythynnod gwyliau ac unedau hunanarlwyo yng Nghymru

Beth yw gwerth ardrethol?

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) yn asesu gwerth ardrethol pob eiddo busnes ac eiddo annomestig yng Nghymru a Lloegr ac mae'n llunio rhestri ardrethu ohonynt. Mae gwerth ardrethol yn ffactor allweddol wrth gyfrifo atebolrwydd i dalu ardrethi busnes, ac mae'n asesiad proffesiynol o'r rhent blynyddol y byddech yn ei gael am eich eiddo ar ddyddiad prisio penodol.

Bob pum mlynedd mae'r VOA yn cynnal ailbrisiad o'r holl werthoedd ardrethol yng Nghymru a Lloegr er mwyn sicrhau eu bod yn adlewyrchu newidiadau yn y farchnad eiddo. Daeth yr ailbrisio cyfredol i rym ar 1 Ebrill 2010 ac asesir gwerth ardrethol pob eiddo ar y dyddiad prisio, sef 1 Ebrill 2008. Daw'r ailbrisio nesaf i rym ar 1 Ebrill 2015 a'r dyddiad prisio fydd 1 Ebrill 2013.

Mae'r awdurdod lleol yn defnyddio'r gwerth ardrethol i gyfrifo atebolrwydd i dalu ardrethi busnes.

A yw fy ngwerth ardrethol yr un peth â'r ardrethi y byddaf yn eu talu?

Nac ydy. Mae gwerthoedd ardrethol yn ffactor allweddol wrth gyfrifo ardrethi busnes, ond nid ydynt yn filiau ardrethi.

Awdurdodau lleol sy'n gyfrifol am gyfrifo biliau ardrethi gwirioneddol ac am gasglu ardrethi. Defnyddir y gwerth ardrethol i gyfrifo faint y mae angen i chi ei dalu. Bydd yr awdurdod lleol yn gosod ffactor o'r enw'r lluosydd, a bennir gan Lywodraeth Cymru, ar y gwerth ardrethol ac yna'n didynnu unrhyw ryddhad a all fod ar gael.

Pam fod gan fy mwthyn gwyliau/uned hunanarlwyo werth ardrethol?

Gall fod angen ardrethu unrhyw eiddo a ddefnyddir at ddibenion masnachol at ddibenion ardrethi busnes, yn dibynnu ar union natur ei ddefnydd.

O 1 Ebrill 2010 yng Nghymru, caiff llety hunanarlwyo ei asesu at ddibenion ardrethi busnes:

  • Os bydd ar gael i'w osod ar gyfer gwyliau byrdymor am 140 diwrnod yn ystod y 12 mis dilynol
  • a'i fod wedi bod ar gael i'w osod ar gyfer gwyliau byrdymor am o leiaf 140 diwrnod yn ystod y 12 mis cyn yr asesiad, a'i fod wedi'i osod am o leiaf 70 diwrnod yn ystod y cyfnod hwnnw.

Os yw eich eiddo yn Lloegr bydd rheolau gwahanol yn gymwys: darllenwch y canllaw sylfaenol ar ardrethu bythynnod gwyliau ac unedau hunanarlwyo yn Lloegr.

Os byddaf yn gosod yr eiddo am lai na 70 diwrnod y flwyddyn, a fydd yn rhaid cael asesiad ardrethu o hyd?

Na fydd, os oedd yr eiddo ar gael i'w osod am 140 diwrnod neu fwy, ond mai dim ond am hyd at 69 diwrnod y mae'r gweithredwr yn gosod yr eiddo, yna bydd band y dreth gyngor yn gymwys i'r eiddo a bydd yn rhaid i'r trethdalwr dalu treth gyngor.

Os yw eich eiddo yn Lloegr bydd rheolau gwahanol yn gymwys: darllenwch y canllaw sylfaenol ar ardrethu bythynnod gwyliau ac unedau hunanarlwyo yn Lloegr.

Pa ffactorau a gaiff eu hystyried wrth bennu gwerth ardrethol?

Wrth bennu gwerth ardrethol efallai y caiff y rhenti gwirioneddol a delir gan y gweithredwyr eu hystyried, ond anaml y digwydd hyn. Yn ogystal, caiff ffactorau eraill a all effeithio ar werth rhenti eu hystyried, gan gynnwys y math o lety, ei faint, ei leoliad, ei ansawdd a'r potensial o ran incwm.

Pam fod angen i chi wybod faint o incwm y mae'r eiddo'n ei gynhyrchu?

Pan fyddwn yn asesu gwerth ardrethol eiddo megis siopau, swyddfeydd neu safleoedd diwydiannol, mae digon o dystiolaeth ynglŷn â rhenti ar gael i ni wneud cymariaethau. Byddwn yn gwneud asesiadau yn y modd hwn o hyd gydag eiddo hunanarlwyo os yw'n bosibl. Fodd bynnag, yn ymarferol, nid oes llawer o leoliadau lle y ceir digon o dystiolaeth ddibynadwy ynglŷn â rhenti i roi sail prisio gadarn a rhaid defnyddio dulliau eraill. Rhaid ystyried derbyniadau gros yn yr achos hwn fel canllaw i'r potensial sydd gan eiddo i gynhyrchu incwm. Yn ei dro, mae hyn yn rhoi sail gadarn i bennu faint y byddai gweithredwr yn ei dalu mewn rhent ar gyfer yr eiddo.

Defnyddir y dull hwn, yr ydym yn cyfeirio ato fel y dull ‘derbyniadau a gwariant’ o brisio, ar eiddo megis gwestai, bwytai a mathau eraill o eiddo trwyddedig hefyd.

Sut yr ydych yn casglu'r wybodaeth hon?

Rydym yn defnyddio ffurflenni o'r enw ‘Ceisiadau am wybodaeth’. Cynlluniwyd un ohonynt - VO6048 - yn arbennig ar gyfer unedau hunanarlwyo a bythynnod gwyliau. Mae'r ffurflen yn gofyn amryw gwestiynau am y ffordd y mae gweithredwr yn rheoli'r broses o osod yr eiddo dan sylw. Mae'r atebion i'r cwestiynau hyn yn sicrhau ein bod yn ystyried nid yn unig derbyniadau gros ond gwahaniaethau o ran tariffau, marchnata, lefelau gwasanaeth, neu ansawdd y dodrefn a darpariaeth eitemau eraill nad ydynt yn ardrethol wrth asesu gwerth ardrethol.

Ein nod yw pennu:

  • y derbyniadau posibl o'r eiddo, os caiff ei osod fel busnes ar gyfer hunanarlwyo gan berchennog gweddol gymwys;
  • y costau sy'n weddol debygol o godi wrth osod yr eiddo. At ddibenion ardrethu, rhaid i ni dybio nad yw perchennog y busnes yn meddu ar yr eiddo ond yn hytrach yn ei rentu gan landlord, gan mai diben y broses yw asesu gwerth rhenti'r eiddo;
  • y balans rhwng y derbyniadau a'r costau. Rydym yn ystyried yr elw y gallai perchennog y busnes ei ddisgwyl o redeg y busnes a'r swm sydd ar gael i dalu rhent am yr eiddo.

O ba ddyddiad bydd y gwerth ardrethol yn dod i rym?

Dyrennir band y dreth gyngor i eiddo newydd neu eiddo presennol a ddaw ar gael i'w osod fel bwthyn gwyliau i ddechrau.

Er mwyn bodloni'r profion annomestig a chymhwyso ar gyfer gwerth ardrethol, bydd dyddiad pan fydd yr eiddo wedi bod ar gael yn fasnachol am 140 diwrnod, a dyddiad pan fydd wedi'i osod am 70 diwrnod yn ystod y flwyddyn honno. Ar yr amod y bydd yr eiddo yn parhau i fod ar gael yn fasnachol am 140 diwrnod yn ystod y flwyddyn ddilynol, y dyddiad dechrau fydd yr ail o'r ddau ddyddiad hyn. Gelwir hwn yn 'ddyddiad dod i rym'.

Os na fodlonir y profion bydd yr eiddo yn parhau i gael ei fandio ar restr y dreth gyngor.

Beth fydd yn digwydd os byddaf yn penderfynu gosod yr eiddo ar denantiaeth hirdymor?

Os byddwch yn gosod yr eiddo ar sail hirdymor fel ei fod, er enghraifft, yn dod yn unig breswylfa neu'n brif breswylfa i rywun, yna ni fydd yn agored i asesiad ardrethu mwyach am ei fod wedi troi'n eiddo domestig. Os bydd wedi'i asesu at ddibenion ardrethu, caiff y cofnod ei ddileu o'r rhestr ardrethu a chaiff ei 'fandio' ar gyfer y dreth gyngor o'r dyddiad y daeth yn annedd ddomestig.

Beth y gallaf ei wneud os wyf o'r farn bod y gwerth ardrethol yn anghywir?

Os oes gennych reswm dros gredu bod y gwerth ardrethol a roddwyd i'ch eiddo yn anghywir, dylech gysylltu â'ch Swyddfa Brisio leol. Bydd staff ar gael i ymdrin â'ch ymholiad ac ymateb i'ch cwestiynau.

Ar ôl siarad â ni, os byddwch o'r farn bod eich gwerth ardrethol yn anghywir o hyd, gallwch wneud apêl ffurfiol. Gallwch apelio yn erbyn y gwerth ardrethol a'r dyddiad gweithredol. Gelwir y broses apelio yn ‘gais’ i newid y rhestr ardrethu.

Gallwch wneud apêl unigol yn erbyn y gwerth ardrethol neu'r dyddiad gweithredol yn ystod ‘oes’ y rhestr ardrethu. Mae pob rhestr ardrethu yn para am bum mlynedd; mae'r rhestr ardrethu gyfredol yn rhedeg o 1 Ebrill 2010 i 31 Mawrth 2015.

Os bydd newid perthnasol yn yr amgylchiadau sy'n effeithio ar yr eiddo neu ei leoliad, ar unrhyw adeg, mae gennych hawl i wneud apêl bellach yn erbyn yr asesiad newydd.

Gallwch gwblhau ffurflen gais ar-lein yn www.voa.gov.uk neu gallwch gael ffurflen gan eich Swyddfa Brisio leol.

Canllawiau yn unig yw'r wybodaeth a ddarperir yn y daflen ffeithiau hon ac nid yw'n cwmpasu pob amgylchiad penodol. Mae gwybodaeth bellach ar gael yn www.voa.gov.uk neu gallwch gysylltu â'ch Swyddfa Brisio leol.

Dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau am dalu'r ardrethi eu hunain i'r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal lle y mae'r eiddo.

Ysgrifennwyd y wybodaeth hon ym mis Medi 2011, gan roi ystyriaeth i'r ddeddfwriaeth bresennol.